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23. April 2019

Agile SEL-Organisation: Das Format “Weekly” ist der Taktgeber

Bei unserem wöchentlichen Team-Meeting (Format «Weekly») kommt alles auf den Tisch, was uns beschäftigt. Das Ziel: Die volle Informations-Transparenz für alle ermöglicht unternehmerisches Denken und die selbstständige Prioritätensetzung.

Die Eckpunkte von Weekly

  • Teilnehmer: ganzes Team (meist 6 bis 9 Personen)
  • Position: Stand-up
  • Rhythmus: wöchentlich
  • Timebox: 75 Minuten
  • Moderation: rotierend
  • Format Owner: Tobias Stahel, CEO

Die Zielsetzung

Das Weekly fördert unsere Zusammenarbeit und unsere Entscheidungsfähigkeit. Wir schaffen Informations-Transparenz über die Tätigkeiten jedes Teammitglieds und das stärkt unser vernetztes Business-Denken. Wir befähigen einander, selbstständig Prioritäten zu setzen und zu entscheiden. Gleichzeitig nutzen wir das Weekly als Ort der Empathie, zur Förderung des Teamgefühls und zur Verinnerlichung des Sinns, den wir alle gemeinsam in unserer Arbeit sehen. Wichtige Bedingung ist aus unserer Sicht die volle Transparenz ohne Hierarchie. Zwei Beispiele: Alle kennen die Löhne, und die Protokolle der Verwaltungsratssitzungen sind einsehbar.

Die Agenda

Check-in

Der Moderator stellt eine offene Frage zu einem frei wählbaren Thema. Alle Teilnehmer beantworten diese rundum mit einer persönlichen Anekdote, Meinung oder Einschätzung.

Ziel: Das Schaffen einer offenen, persönlichen und vertrauensvollen Atmosphäre, in der sich alle trauen, sich einzubringen und zu exponieren.

Rückblick

Aufgrund des letztwöchigen Protokolls, schätzt jeder ein, inwiefern er seine Wochenziele erreicht hat und gibt Learnings aus seinen Tasks ans Team weiter.

Ziele

Alle teilen Ihre Ziele für die kommende Woche. Der Moderierende notiert diese auf einem Flip-Chart oder White-Board.

Support

Wer wünscht von wem Unterstützung? Wessen Expertise benötige ich? Hier soll der Bedarf für bilaterale Absprachen angemeldet und koordiniert werden. Das fördert die Kollaboration, den Wissenstransfer und die Qualität der Arbeitsresultate.

Loadbalance

Wie hoch ist die gefühlte Arbeitsbelastung für die kommende Woche? Jeder Mitarbeiter beurteilt seine Belastung auf einer Skala von 1 bis 10. Beträgt die Belastung 8 oder mehr, werden im Team Entlastungsoptionen geprüft und beschlossen.

Die Skala:

1 - Totale Unterforderung und innerlich längst gekündigt.

2 - Braucht es mich hier überhaupt noch?

3 - Seit zwei Tagen kümmere ich mich ohne Druck um private Dinge.

4 - Heute alle News-Sites und Social-Feeds schon zweimal gelesen.

5 - Selten einen so lockeren Job erlebt.

6 - Ich bin mit allem dringlichen up-to-date.

7 - Gute und produktivitätsfördernde Belastung.

8 - Hohe Belastung – machbar.

9 - Sehr hohe Belastung.

10 - Zu schwach, um sich noch selbst in die Burn-out-Klinik einzuliefern.

Vorfreude

Alle benennen das Wochenziel oder das private/geschäftliche Ereignis der nächsten Woche, auf das sie sich am meisten freuen. Das steigert die Eigenmotivation.

Eco-Challenge

Nachhaltigkeit ist der gemeinsame Antrieb unseres Teams. Aus dem Dreiklang Wirtschaft, Soziales und Ökologie heben wir bei diesem Punkt der Weekly-Agenda die Ökologie hervor. Hier stellen wir Ideen, Anregungen oder Modelle vor, mit denen wir unsere Produkte und Services, unseren Fussabdruck als Unternehmen und unser persönliches Verhalten verbessern können.

Bauchschmerzen

Gibt es Sorgen oder Spannungen, die jemanden beschäftigen? Die Rubrik «Bauchschmerzen» ist unser Frühwarnsystem für mögliche Entwicklungen. Oft sind noch keine Reaktionen nötig. Falls doch, wird gemeinsam bestimmt, welche Personen dem Schmerz auf den Grund gehen und Handlungsoptionen schaffen.

Infos

Der richtige Ort, um allgemeine Informationen auszutauschen oder Fragen zu stellen.

Moderation

Wir wählen den Moderator für das nächste Weekly. Kürzlich haben wir auch die Funktion des Zeitnehmers eingeführt und beim Agenda-Punkt Moderation bestimmen wir seither auch, wer als nächstes diese Rolle übernimmt.

Das Protokoll

Der Moderator bereitet die Weekly-Agenda auf einem Flip-Chart oder White-Board vor und notiert alle relevanten Punkte, die während dem Format Weekly zur Sprache kommen. Das Protokoll der Vorwoche dient jeweils zur persönlichen Einschätzung der eigenen Zielerreichung.

Die Schlüsselfaktoren

Der wichtigste Erfolgsfaktor ist das Zeitmanagement. Für die Durchführung eines Weekly reichen (je nach Anzahl Teilnehmern – bei uns typischerweise sechs bis neun) 60 bis 75 Minuten. Voraussetzung ist, dass alle vorbereitet sind und jeder weiss, was seine Ziele sind und wo er Support braucht.

Die Historie

Mit dem «Weekly» hat unsere agile Organisationsstruktur begonnen. Im Verlaufe der Zeit haben wir das Format selber kontinuierlich verbessert und ergänzt. Die Agendapunkte «Loadbalance», «Eco-Challenge» und «Bauchschmerzen» haben wir nacheinander hinzugefügt.

Zudem sind aus den Gesprächen und Auseinandersetzungen während dem Weekly neue Führungsformate entstanden. Wann immer wir festgestellt haben, dass es ungelöste Themen gibt, zu denen wir uns einen kontinuierlichen Diskurs wünschen, haben wir diese in neue Formate ausgegliedert. So hat sich aus dem Weekly-Format heraus unsere heutige Organisationsstruktur entwickelt, die 10 Formate umfasst.

Weitere Informationen zur agilen Organisation:

Übersicht SEL als agile Organisation


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