29. juillet 2019
Agile SEL-Organisation: das Format Challenge of the Week
Bei unserer zweiwöchentlichen «Challenge of the Week» tauschen wir unser Expertenwissen zu einem relevanten Thema aus. Im Dialog wird das Wissen von einem Teammitglied auf ein weiteres übertragen. Dadurch stärken wir auch das gemeinsame Verständnis von Zusammenhängen, die sowohl das Entwicklungs- als auch das Projektteam betreffen.
Die Eckpunkte der Challenge of the Week (CotW)
Teilnehmer: ganzes Team
Position: Stand-up
Rhythmus: zweiwöchentliche Absprache und Zuordnung der Challenges im ganzen Team à 30 Minuten (Timebox). In den zwei Wochen dazwischen pro Person 2 Challenges (1x als Challenger, 1x als Challenged) à je 30 Minuten.
Timebox: 3 x 30 Minuten pro zwei Wochen
Moderation beim Team-Austausch: Format Owner
Format Owner: Simon Furrer, Full Stack Engineer
Die Zielsetzung
Bei uns soll sich jeder Mitarbeitende mit seinem Wissen optimal einbringen können und von der offenen Teamkultur profitieren. Gemeinsam sollen wir ein tiefes und nachhaltiges Verständnis für unser Business ergründen. Die «Challenge of the Week» (CotW) schafft dafür eine ideale Basis; gemeinsames Verständnis und Wissenstransfer im Team wird aktiv gefördert.
Das Protokoll
Das Trello Board «Challenge of the Week» dient als digitales Protokoll und enthält alle vergangenen Änderungen am Board.
Die Agenda
Die folgenden Punkte beziehen sich auf den zweiwöchentlichen Team-Austausch, nicht auf das Durchführen der Challenges selbst.
Vorbereitung
Alle Teammitglieder, die bei der letzten CotW dabei waren, haben damals Challenges zugeteilt erhalten. Seither haben sie diese innerhalb von maximal 30 Minuten pro Challenge paarweise durchgeführt. Zudem haben sie allfällige neue Challenge-Ideen online auf dem CotW Trello-Board eingetragen.
Rückblick
Aufgrund der zuletzt durchgeführten Challenges werden speziell interessante Erkenntnisse geteilt. Daraufhin werden neue Challenge Ideen besprochen und in den Challenge-Backlog des Trello Boards aufgenommen.
Jede Trello-Karte steht für eine Challenge und enthält zwei Arten von Informationen:
- Den Titel, der den Inhalt der Challenge beschreibt.
- Die grafische Darstellung, für wen diese Challenge ist.
Optional kann man als Kommentare Erkenntnisse anbringen, welche der Durchführung dieser Challenge zu verdanken sind.
Verteilen neuer Challenges
Neue Challenges werden so verteilt, dass jeder Anwesende einmal Challenged (die herausgeforderte Person, die Wissen weitergibt) und einmal Challenger (die/der Herausforder*in, die/der wissen erhalten möchte) ist.
Die derart organisierten Trello-Karten werden in die Liste “Ongoing Challenges” geschoben und die Accounts des Challengers und des Challenged werden der Karte zugewiesen. Somit wird jeder bis zum nächsten Mal sein Wissen als Challenged interaktiv weitergeben und vom Wissen eines Teamkollegen als Challenger profitieren dürfen.
Vereinbaren des Termins
Jeder Challenged (herausgeforderte Person) ist dafür verantwortlich, dass seine Challenge durchgeführt wird. Dazu vereinbart er direkt nach dem Team-Meeting mit seinem Challenger einen Termin. Der organisatorische Aufwand ist somit optimal im Team verteilt.
Die Schlüsselfaktoren
Eine zuverlässige Vorbereitung ist notwendig, damit das Format gut skaliert. Zur Vorbereitung gehört insbesondere das Anbringen von neuen relevanten Challenges.
60 Minuten des Zeitanspruchs bleiben auch bei wachsender Teamgrösse gleich, da jede Person innert zwei Wochen zweimal während je 30 Minuten Teil einer Challenge ist.
Die anderen 30 Minuten dienen dem Austausch des ganzen Teams. Hier ist die Vorbereitung besonders wichtig, damit auch bei grösser werdenden Teams die Timebox von 30 Minuten eingehalten wird.
Wichtig ist uns, dass eine Challenge keine aufwändige inhaltliche Vorbereitung erfordern darf. Zudem achten wir auf Interaktivität - es sind keine Vorträge erwünscht.
Die Historie
Die Idee der «Challenge of the Week» wurde im Rahmen einer Dev-Team Retro geboren. Anfangs wurde sie wöchentlich und in Papierform mithilfe von Post-it’s durchgeführt. Im Verlaufe der Zeit haben wir das Format selber kontinuierlich verbessert und ergänzt, sodass es heute zweiwöchentlich stattfindet, um etwas Zeit zu sparen. Die Übersicht des Formats ist online jederzeit zugänglich.
Wir konnten bereits viel Wissen austauschen, das sich ergänzt. Auch haben wir in solchen Sessions bereits Bugs entdeckt und präventiv eingegriffen sowie die Qualität von Prozessen und Strukturen verbessert. Kurz: Mit jeder Challenge ergründen wir ein tieferes und nachhaltiges Verständnis für unser Business.
Weitere Informationen: Übersicht SEL als agile Organisation